Хочу обратить внимание предпринимателей на тот факт, что бухгалтер, конечно, виноват, и его ошибка стоило бизнесу больших денег. Но данная ситуация, прежде всего, говорит о слабой системе внутреннего контроля или о полном ее отсутствии, за постановку которой отвечает как главный бухгалтер, так и руководитель организации. И об этом говорит норма Закона «О бухгалтерском учете».
Несколько простых советов по организации в компании контроля при выплате заработной платы сотрудникам:- В организации должен быть запланированный бюджет ФОТ на сотрудников и, в целом, спрогнозирован ФОТ при различных финансовых показателях.
- При начислении заработной платы должен быть контроль с визированием начисленных сумм. Например: руководитель отдела подает информацию в установленные сроки в бухгалтерию, бухгалтерия производит начисления, при этом проверку и визирование, в зависимости от масштаба организации, производит либо финансовый директор, либо генеральный директор, либо сам собственник. При этом ФОТ проверяется на предмет достижения финансовых показателей, особенно если есть установленные KPI, и сверяется с планом.
- Платежные поручения (ведомости) и авторизация платежей выполняются разными сотрудниками. Платежки формируются в 1С и загружаются в банк-клиент одним специалистом, при этом производится сверка итоговых сумм по реестру платежей на день, а также проверяется полнота необходимых для платежей аналитик (справочники 1С). А авторизацию платежей производит другой специалист.
- Уменьшение количества банковских счетов. Повысить контроль над финансовыми потоками поможет минимизация расчетных счетов и обслуживаемых банков до минимально допустимого уровня, необходимого для ведения компанией своих операций.
- Автоматизация процедуры. На практике процессы, установленные в регламенте платежей, как правило, реализуются в автоматизированной системе управления денежными потоками. Это ускоряет выполнение процедур и снижает риск ошибок, вызванных человеческим фактором. Для этого система должна обладать следующими минимальными характеристиками: создавать документы в электронном виде (заявки на платеж, реестры на оплату и т. д.); инициировать, акцептовать и отклонять поступившие документы; готовить отчетность в целях обеспечения контроля платежей, исполнения бюджета движения денежных средств и платежного календаря.